Matvarubutik


Välkommen till den här sidan som handlar om att starta Livsmedelsbutik och att hantera livsmedel. Här får du ta del av en utvärdering av projektet DeLa som Hela Människan i Jönköping drev under tidsperioden 2016-2019. Låt dig inspireras. Denna sida kommer att successivt utvecklas.

Inledning
Hela människan Jönköping vill framföra ett stort tack till donatorer, projektpartners, sponsorer, gåvogivare, delaktiga myndigheter m.fl. som genom sina insatser gjort detta projekt möjligt. Ett särskilt tack till Stockholms stadsmission som varit en förebild och inspiratör. Vi hoppas och tror att vi fortsatt tillsammans kan hjälpas åt att utveckla detta arbete till gagn för hjälpsökande, klimatet och sysselsättningen.
Bakgrund.
Följande punkter låg till grund för projektet.
Ökat inflöde av donerade livsmedel.
Önskan om att utveckla våra hjälpinsatser.
Möjligheten till samhällsbesparingar för olika samhällssektorer genom samverkan.
Viljan från olika samhällsaktörer att ”göra gott”.
Ökad produktion innebär inte bättre levnadsvillkor för fler.
Arbetet med att minska matsvinn riktar sig enbart till produktions och distributionsleden.
Behov finns av fler aktörer med ett bredare värdegrundsbaserat förhållningssätt.
Under andra halvan av år 2016 umgicks Hela människan Jönköping med ovanstående tankar. Samtidigt återöppnade Stockholms Stadsmission sin sociala supermarket ”Matmissionen” efter att deras första butik brunnit ner. Den nya butiken öppnades i Veddesta/Järfälla.
Genom studiebesök och andra kontakter insåg vi snart att detta vore något som skulle passa in i vår övriga verksamhet och som skulle kunna utveckla och berika densamma.
Denna utvärdering utgår från projektbeskrivningens upplägg och är tänkt att besvara i vilken omfattning projektbeskrivningens olika delar kunnat uppfyllas under perioden. För att på bästa sätt kunna följa utvärderingen är tillgång till projektbeskrivningen bra att ha så att dokumenten kan läsas parallellt. Som avslutning på varje avsnitt i denna utvärdering anges några ”bra att tänka på” meningar. Förhoppningsvis kan de bli till hjälp för den som vill starta något liknande.

Utvärdering.
Projektbakgrund sid. 1 projektdokument.
Bakgrundsbeskrivningen är intakt under hela projektperioden 2017-2019.Det som är värt at lyftas fram som en bidragande orsak till att projektet fallit så väl ut är de befintliga kontaktytor som HM Jönköping hade sedan tidigare.
De tankar som framförs avseende samhällsbesparingar har infriats då samtliga inblandade parter tjänat på deltagande i projektet. Flera aktörer har vittnat om att deras deltagande i projektet stärkt deras varumärke såväl som företagets/organisationens trovärdighet.
”bra att tänka på”
-Inventera och komplettera ert nätverk med tanke på tänkbara intressenter.
-Informera och marknadsför tankarna och fördelarna med delaktighet till nätverket.
Inledande analys sid.2 projektdokument.
De citat och den information som ges kvarstår och är aktuell. Det som förändrats under projekttiden är att matsvinnsfrågan kommit upp mer på agendan. Främst går utveckling snabbt ute i Europa, EU har tydliga riktlinjer och även Sverige har påbörjat arbetet med riktlinjer via utredningar där naturvårdsverket, livsmedelsverket och jordbruksverket tillsammans skall komma fram med material. Fortfarande 2020 finns dock inga tydliga direktiv för matsvinnsarbetet annat än branschorganisationernas dokument ”Säker mat”.
”bra att tänka på”
-Kalla gärna samman ert nätverk till en informationsträff där ni delger er vision och gärna bifogar en behovsanalys.
-Kontakta gärna HM Sverige för idéer kring övergripande innehåll.
Slutsats på nationell basis. sid. 3 projektdokument.
Beskrivningen av svårigheterna inom vårt sociala skyddsnät och de accelererande problemen inte bara kvarstår utan har under perioden fortsatt att öka då belastningen på socialtjänst, polis och psykiatri ökat.
Även om åtgärder för att minska matsvinnet vidtas på ett bättre sätt 2020 än när projektet startade 2017 i affärsleden så finns fortfarande ett mycket stort svinn. Lägger vi därtill produktionsleden så blir siffran långt större än de 125.000 ton som var siffran för livsmedelsbutiker 2016.
Röster höjs på regeringsnivå för att lagstifta i den riktning som Frankrike tidigare gjort. Något konkret förslag finns dock inte i dagsläget
Aktörerna blir fler inom matsvinnsområdet men utvecklingen finns i första hand att söka inom matproduktionssidan d.v.s restauranger, skolbespisningar och liknande verksamheter. Marknadsföringen av matlagning på matsvinnsprodukter har fått ett starkt uppsving med hjälp av flera kända kockar i Sverige.
All utveckling inom området är av godo. Det som dock saknas är anläggningen av det diakonala perspektiv som i viss mån finns inom stadsmissionens verksamhet men som inom DeLa konceptet lyfts fram i förgrunden. Förändringen från att enbart betjäna och akut lindra till att betjäna och bygga upp har visat sig värdefull inte minst i dialogen med olika donatorer.
”bra att tänka på”
Som marknadsföringsargument i alla sammanhang kvarstår att Sverige ligger långt efter beträffande omhändertagande av det matsvinn som trots optimering i affärs och produktionsled fortfarande finns.
DeLa arbetet anlägger en ny syn på hur hjälp och stöd till utsatta grupper kan påverka självkänsla, självinsikt och månadsekonomi. Genom kombinationen billigt livsmedel och motivationsarbete kan såväl ekonomiska som känslomässiga resurser frigöras hos individen.
Att som individ kunna uppnå en situation där pengarna räcker om än med knapp nöd frigör egenenergi att använda i det egna förändringsarbetet.
Projektbeskrivning sid. 4 projektdokument.
Förklaringen av DeLa namnet har varit och är en central del då denna ger en bred ingång i det arbete som vi söker stöd för. Förutom att namnet DeLa kan ge ett stort antal associationer så tydliggör förklaringen fyra viktiga beståndsdelar. 1. Diakoni -Hela människans önskan att dela ett samhällsansvar gentemot människor i utsatthet. 2. Effektivt -Förklaring utifrån ett organisationsteoretiskt perspektiv som dessutom pekar på vår förmåga att göra mycket av lite. 3. Livsmedel – Ger möjlighet till en dialog med donatorer, kunder mfl. rörande tanken om det finns fler saker än ”mat” som kan tänkas vara livsnödvändiga. 4. Ansvar –  Allas vårt gemensamma ansvar för den jord som är skapad och som vi är satta att förvalta.
”bra att tänka på”
I  uppstart av projekt finns det ett signalvärde i logotyp och i på vilket sätt en värdegrund kommuniceras. Genom det namn vi sätter på en verksamhet skapar vi olika reaktioner, förväntningar och förhoppningar hos den tänkta målgruppen/målgrupperna. Att samla sig runt en gemensam ståndpunkt är alltid en styrka inte minst i den ideella världen.
Projektfaser sid 5 projektdokumentet.

FAS 1.

Omvärldsanalys avseende målgrupp för verksamheten, socioekonomiska och geografiska aspekter, kommunikationen m.m gjordes för att ligga till grund för lokalens placering.
Inledande kontakt för idépresentation togs med kommunens miljö och hälsoskyddsförvaltning och deras livsmedelssida i syfte att få tillstånd att bedriva försäljning av livsmedel vilket beviljades 3 november 2016.
Hyresavtal avseende lokaler tecknades med ett års kontrakt och med löfte om rabatterad hyra under de två första åren. Kontakt togs med ett antal företag där vår idé presenterades och samtliga kunde se vinsten i att delta i projektet.
Projektanställning av butiksdesigner avtalades.
Uppbyggnaden skedde enligt plan med hjälp av 22 olika företag som ställde alltifrån material till arbetskraft till vårt förfogande gratis eller till kraftigt reducerade priser.
Transportmöjligheter i detta fall med kyllastbil ordnades.
Kontakter med socialförvaltningen samt arbetsförmedlingen togs för att få tillstånd arbetsträningsplatser.
Kontakt med projektpartners avseende ekonomiska insatser under projekttiden togs vilket resulterade i att Svenska kyrkan, Erikshjälpen, Ge för livet tecknade avtal om ett eller flera år. Länsförsäkringar tillkom som partner först 2018. Egenfinansiering tydliggjordes. Avtal samt genomförandeplaner med livsmedelsdonatorer upprättades.
Upparbetning av livsmedelsinflöde samt utflöde till kund påbörjades i april 2017 genom att inkomna livsmedel paketerades i matkassar som vid tre tillfällen/vecka delades ut gratis. Samtidigt påbörjades information om verksamheten i första hand till kyrkans diakoni samt till socialtjänstens försörjningsstöd. Även sociala medier användes i detta syfte.
I november 2017 påbörjades försäljning. I detta sammanhang förtjänas att tydligt påtala att Hela människan Jönköping fortsatt delar ut gratis matkassar men efter en mer ingående behovsprövning än tidigare.
Samtliga i projektbeskrivningens fas 1 angivna delar uppfylldes under perioden.
”bra att tänka på”
*Omvärldsanalys.
*Kontakt avseende livsmedelstillstånd.
*Avtala externa lokalinsatser på säkert sätt. (vem gör vad och till vilket pris)
*Införskaffa idéer om butiksutformning.
*Skapa säker livsmedelstransport främst med tanke på tempererade livsmedel.
*Tillse att ha tydlig överenskommelse gällande lokal och dess användning oavsett om frågan är intern.
*Gör en trovärdig budget och skriv avtal med finansiärer.
*Gör tydliga skriftliga överenskommelser med donatorer.
*Upprätta personalförsörjningssystem. (Anställda, volontärer, arbetsträningsplatser).
*Räkna med att igångsättningsprocess alltid tar mer tid än beräknat.

FAS 2.

I stort sett har hela perioden präglats av daglig utveckling. Men i grunden har varuflödessystem inrättats mestadels genom muntliga direktiv men även genom informativ text. Ommöbleringar och kompletteringar i butikslokalen har gjorts i flera omgångar. Prissättning har utgått från Willys nätpriser – 20%. Personalledning har avseende vem som har beslutsrätt i vad tydliggjorts utifrån det resurser som funnits. Överenskommelser med mottagargrupper har upprättats. Ansvar för utdelnings kontra försäljningssystem har tydliggjorts. System för medlemskort och rabattsystem har upprättats.
Intentionerna i projektbeskrivningens FAS 2 har genomförts. Saknas gör i flera fall dokumentation i form av textmaterial.
”bra att tänka på”
Viktigast är att skapa så tydliga beslut som möjligt avseende vem som har ansvar för vad och vem som har beslutanderätt i olika frågor.

FAS 3.

Genomförandefasen innehåller en mängd olika prov och beslut. Då fasen haft permanent verksamhet som mål har naturligtvis ekonomisk uppföljning varit av största vikt. Marknadsföring har varit en annan punkt som haft högprioritet. Kontinuerlig kontakt med samtliga i projektet involverade aktörer har stått i fokus men även massiva insatser för att nå nya intressenter som kan bidra med ekonomi, arbetskraft, konsumenter eller informations förmedling.
Utveckling av butikssortiment och därmed nya donatorer har varit viktigt. Analys av kundunderlaget och vilka specifika behov som där funnits har lett till att medlemskriterier har utvecklats ex. till förmån för psykiska och fysiska funktionsvariationer.
Volontärsrekryteringen har intensifierats med syfte att kunna ha mer öppethållande.
Mot slutet av 2019 mer riktade frågor till projektpartners i syfte att ta reda på om de kan tänka sig att finnas med ekonomiskt även vid ett permanentande av verksamheten.
Utveckling av arbetet på sociala medier samt uppdatering av befintligt informationsmaterial samt aktiva kontakter med nya målgrupper.
Sammanställande av statistik och ekonomisk projektöversikt presenteras.
Tankarna med fas 3 (genomförandefas) har uppfyllts då butiken fått en etablerad återkommande kundkrets främst låginkomsttagare. Fler och fler stödköpare och klimat/hållbarhetsintresserade kom till under senare delen av 2019.
Arbetet under fas 3 lyckades tillskapa tillräcklig tydlighet avseende nytta och ekonomi för att utgör en grund för permanentande av DeLa projektet.
”bra att tänka på”
Ju närmare ett projektavslut man kommer ju viktigare blir fakta. Se till att klä verksamheten i siffror. Intäkter, utgifter, volontärstimmar, övrigt deltagande ex. praktikanter, arbetsträning.
Hur mycket livsmedel har åter distribuerats till kund. Vart tar sopor vägen. Geografiskt genomtänkta transporter. Fånga upp röster från samverkanspartners och kunder.
Var noga med att göra ytterligare analys av vilka utvecklingsmöjligheter som finns inom räckhåll. Dimensionera verksamheten efter vad ni verkligen vet att ni klarar av. Kvalitet före kvantitet.
Projektutvärdering sid 5 projektdokument.
Idén om en referensgrupp har ej kunnat förverkligas då den tid och resurs som behövts för att administrera denna utvärderingsform ej funnits tillgänglig. Idén som sådan är trots allt lovvärd och skulle säkert tillfört projektet en del tankar i tidigt skede. Istället togs dessa kontakter mer spontant i de sammanhang där möten uppstod och på så sätt tillfördes tankar från olika håll till projektet. Främsta formen av ”inputmöten” har under hela projektperioden varit studiebesök i alla tänkbara former. I den mån projektet behövt extra kompetens så har sådana kontakter tagits allt efter behov. Exempelvis med livsmedelsinspektör, företrädare för  socialtjänsten, församlingsdiakoner, IT-företag, räddningstjänst och  näringslivsrepresentanter för att nämna några.
”bra att tänka på”
Försök forma ett projektunderlag som överensstämmer med de resurser ni har.
Räkna alltid med att det blir mer arbete än ni tror.
Involvera tänkbara medaktörer i så tidigt skede som möjligt.
Notera gärna ner i PM synpunkter som kommer fram i de informella mötena.
Ekonomiska förutsättningar sid 5/6 projektdokumentet.
Det ekonomiska partnerskapet varierade över tid i projektet. Inledningsvis fanns 4 aktörer med. Svenska kyrkan Jönköpings församling som en part samt övriga Svenska kyrkans församlingar i kommunen 9 st. som en part. Erikshjälpen och Ge för Livet (Ekumeniska frikyrkans second hand verksamhet) var de andra två. Sammanlagt fyra ekonomipartners.
Erikshjälpen var med i ett år varefter de av i huvudsak administrativa skäl avslutade och i stället tillkom Länsförsäkringar under år två och tre. Svenska kyrkan var med samtliga tre år.
Några extra intäkter från livsmedelsleverantörerna utöver de livsmedel de donerade gick ej att få. Det faktum att varje leverantör sparar in avfallskostnader är en fråga som kommer att få leva vidare och som vi kommer att återkomma till.
Tillsammans med en egen insats från Hela människan Jönköping motsvarande c:a 1,5 årstjänst samt ytterligare ett antal ekonomiska sponsorer kunde hela projektet genomföras ekonomiskt. Försäljningen började i november 2017 och under 2018 började butiksintäkter genereras. År 2019 bar i stort sett projektet sina egna kostnader. Detta har mynnat ut i att verksamheten permanentats fr.o.m. 2020-01.
”bra att tänka på”
Ju fler olika ekonomiska partners som kan kopplas till projektet dess bättre.
Gör en trovärdig budget.
Var tydliga med vad donatorerna tjänar på pengamässigt såväl som den goodwill de erhåller genom att vara klimatsmarta och samhällsengagerade.
Generellt sett är det lättare att erhålla sponsorer än projektpartners.
Tydliggör vår organisations auktorisation d.v.s vi är en känd nationell hjälporganisation med 90 konto, riks kansli i Stockholm och över 60 enheter i Sverige. Ur skattesynpunkt är vi klassade som samhällsnyttig verksamhet och därav ej momspliktiga.
Lyft fram att allt ev. överskott återgår till hjälpverksamhet. Detta innebär att DeLa i första hand skall ses som en utveckling av tidigare hjälpinsatser och inte ett tillskott i en skral kassa. Verkligheten kan dock bli att både hjälpverksamhet och kassa blir bättre.
Hänvisa gärna till verksamheten i Jönköping.
Argument som investeringsgrund sid 6 projektdokument.
År 2019 tog DeLa emot 150 ton livsmedel varav 60 % åter distribuerades till kund, 10% var emballage som återanvändes, 15% blev djurfoder och 15 % sopor som blev till värmeenergi.
Siffrorna anges +- 5%.
Den samhällsekonomiska förtjänsten är svår att överblicka med många är de som genom att handla på DeLa fått sitt bidrag att räcka hela månaden. Många har också sluppit att ytterligare bli belastade av nya skulder.
Ett 30 tal personer har funnit meningsfylld sysselsättning och därefter kunnat gå vidare i sitt närmande till arbetsmarknaden.
Samtliga inblandade företag och organisationer har stärkt sin goodwill och kunnat använda detta i sin egen marknadsföring.
Hela människan som organisation har blivit mycket mer synlig och känd.
Nya nätverk har bildats.
”bra att tänka på”
Använd alla dessa argument i din egen marknadsföring.

Sammanfattning

De tankar och den resa som projektplanen skissat har nästan på alla sätt kunnat få ta konkret form. Upplägget där ingen förlorar något utan alla är vinnare stimulerar till ytterligare utveckling. Att projektet var tänkt att utformas på ett sätt som gör att det går att sjösätta i olika storlek har gjort att redan nu en handfull enheter inom Hela människan organisationen startat sin projektering.
För Hela människan i Jönköping har projektet placerat vår verksamhet tydligt på kommun och regionkartan inte minst genom utmärkelsen Jönköpings läns klimatpris 2018 men också genom att dörrar till såväl koja som slott öppnats.
Att Hela människan, socialt arbete på kristen grund, får ställa sig än mer tydligt på det diakonala hälleberget känns bra och förhoppningen är att 4 års arbete (1 års förberedelse) ska vara en katalysator för inte bara vår egen organisation utan även i samarbetet med övriga civilsamhället.
Vi avslutar med att än en gång tacka alla som hjälpt oss att än mer bli det vi vill vara, en hjälp och stödorganisation för individer i utsatthet.
Jönköping 2020-04-27
Gunnar Dahlqvist, verksamhetschef/projektledare.